Office Manager

Als office manager binnen deze adviesorganisatie ben jij een onmisbare schakel tussen meer dan 400 innovatieve klanten en jouw collega consultants. Jij ondersteunt jouw collega's met procesmatige en administratieve werkzaamheden en beheert complexe agenda’s. Het is een veelzijdige rol die bijna doet denken aan die van een personal assistant. Daarnaast ben jij niet alleen het visitekaartje van het kantoor, maar ook de communicatielijn naar buiten. Samen met drie andere office managers vorm je een hecht team.

Jouw taken als Office manager:

• Jij bent het eerste aanspreekpunt aan de receptie. Dit betekent dat jij de telefoon opneemt. Inkomende post en e-mails verwerkt, en het ontvangen van gasten en leveranciers op je neemt.
• Jij zorgt dat het kantoor altijd tiptop oogt. Van het voorbereiden van vergaderruimtes en interne meetings tot het regelen van de lunch en borrels: alles is tot in de puntjes verzorgd. Regelmatig loop je rond om te controleren of de algemene ruimtes netjes zijn, de planten verzorgd zijn en eventuele reparaties of extra schoonmaak nodig zijn.
• Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor facilitaire zaken, zoals schoonmaakdiensten, de verhuurder en andere huurders van het pand.
• Je plaatst bestellingen en beheert de voorraad, zoals inkoop voor de lunch, relatiegeschenken en kantoorartikelen.
• Je ondersteunt je collega's met administratieve taken, zoals het opstellen van declaraties (kilometers en onkosten), het verwerken van subsidiebeschikkingen en het klaarzetten van facturen.

De organisatie
Je gaat aan de slag bij een toonaangevend subsidieconsultancybureau met vestigingen in Amsterdam en Eindhoven. In deze rol werk je op het kantoor in Amsterdam, waar een hecht, energiek en gezellig team van ongeveer 30 collega’s klanten ondersteunt bij het realiseren van innovatieve en duurzame projecten. Verder is de cultuur op kantoor open, direct en informeel: ieders mening telt. Samen met je drie collega office managers zorg je dat alles op rolletjes loopt en het kantoor een prettige en professionele werkplek blijft.

• Een tijdelijk contract (32-40 uur) om te starten, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een salarisindicatie rond de €2800- €3200.- bruto o.b.v. 40 uur en een bonusregeling.
• Een opleidingstraject, met zowel interne als externe trainingen.
• In deze functie kun je zeker hybride werken, maar in de functie van office manager wordt er zeker verwacht dat je ook een aantal dagen op kantoor aan het werk bent.
• Reiskostenvergoeding.
• 25 vakantiedagen en de mogelijkheid om bij te kopen!
• Bij de functie krijg je een mobiel en laptop van de zaak.
• Er is een pensioenregeling.

Zie jij een match in de woorden gezellig, proactief, leergierig en nauwkeurig? Dan ben je al bijna dé office manager die wij zoeken! Graag zien wij ook een aantal andere punten terug in jouw profiel, namelijk:

• Minimaal een afgeronde hbo opleiding en (enige) werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede kennis van Microsoft Office.

Solliciteert gemakkelijk door op de knop te drukken! We maken graag eens kennis.